Présentation du projet GAUdDI
Le projet GAUdDI représente une évolution du système d’information RenoiRH, avec pour ambition de dématérialiser l’intégralité des dossiers individuels des agents et des dossiers comptables.
Les modalités :
- Champ d’application : tous les agents gérés via RenoiRH.
- Accès sécurisé : agents et tiers habilités (RH, gestionnaire de paie) consulteront les dossiers via GAUdDI, dans le respect du RGPD.
- Conservation : archives conservées 80 ans, avec des durées variables selon les documents (ex. : 10 ans pour les actes de carrière).
L’objectif est de supprimer le papier et sécuriser la gestion RH, tout en donnant un meilleur accès aux agents.
Le dossier individuel électronique regroupera, via une nomenclature, les actes administratifs (nomination, avancements, sanctions), la situation familiale (PACS, mariages), les évaluations (entretiens professionnels), les documents de carrière (diplômes, formations) et les pièces justificatives (congés). Classés par thème et date, ils assurent traçabilité et sécurité, conformément au RGPD et au code de la fonction publique.
Quatre objectifs principaux ont été mis en avant :
- Moderniser les services RH et paie : La dématérialisation s’inscrit dans la transition numérique de la fonction publique, en alignant les processus sur les standards interministériels (ex. : signature électronique, flux automatisés).
- Réduire la production de documents papier : GAUdDI permettra de supprimer les liasses papiers envoyées à la DGFIP pour la paie, avec un impact environnemental positif et une réduction des coûts logistiques.
- Sécuriser la chaîne RH-GA-Paie : Les documents seront centralisés et traçables, limitant les risques d’erreur. Les contrôles déontologiques (ex. : déclarations d’intérêts) seront facilités.
- Simplifier, faciliter la gestion et l’autonomie :
- Pour les agents (Y compris pour les agents contractuels) : accès via MonSelfMobile-RH 5j/7 à leur dossier (consultation, dépôt de pièces, suivi). L’ensemble des pièces seront téléchargeables.
- Pour les gestionnaires RH : qualification et rejet motivé des documents, avec des alertes pour les demandes en attente.
- Pour les gestionnaires de paie : contrôle direct des pièces justificatives (ex. : congés, temps partiel) sans impression systématique. Alertes automatiques sur des demandes, traçabilité et motivation des rejets.
Un schéma technique a été présenté, illustrant l’interconnexion des briques SIRH (Odyssée, Virtuo) via des API et webservices, garantissant un partage des données.
Au vu des coûts trop importants, le dossier papier existant de l’agent ne sera pas numérisé. Les futurs actes et documents seront en format numérique uniquement
Le déploiement s’échelonne jusqu’à mars 2027. Dès juillet 2026, la première phase a concerné l’intégration des dossiers des nouveaux agents. Entre septembre et décembre 2026, le projet s’étendra aux contractuels (P143, P142, P215, P206), tandis que des ateliers/formations sur la mobilité et le traitement des demandes courantes seront organisés. En décembre, la signature électronique sera également généralisée en services déconcentrés, simplifiant les processus administratifs.
L’année 2027 verra trois étapes : en janvier, le déploiement concernera les CDI et les mobilités en administration, à partir de février la matérialisation de la paie et documents comptable puis en mars, l’accès self-mobile sera ouvert à tous les agents du MAASA. Pour accompagner cette transition, des formations (e-learning, webinaires), une assistance dédiée, des référents GAUdDI et une communication renforcée (newsletters, FAQ, tutoriels) seront mis en place.
Questions réponses
- Est-ce que les agents pourront modifier leurs informations et documents ?
Pour les agents, seule la consultation est possible.
- Des questions sont posées au sujet du terme « écologique » et la sécurité informatique et les attaques récentes.
Concernant la question de l’écologie, une étude plus poussée sera menée (consommation nombre d’arbres, litres d’eau…).
- Côté sécurité, tout a été mis en place, côté serveurs et clients, suite à une réévaluation de celle-ci (double FA, CISIRH et RenoiRH pas attaqués).
- Quelle adresse mail sera utilisée ? Quid d’un agent en arrêt maladie ?
Ce sera l’adresse mail pro qui sera utilisée. En cas d’arrêt, pas de réponse pour le moment pour consulter son dossier sans sa boite mail pro. Accompagnement prévu dans la FAQ
- Est-ce que les documents médicaux seront dans ce dossier ?
Les documents médicaux ne sont pas mentionnés dans la note de service
- Est-il possible de préciser les horaires ?
La base est coupée, donc inaccessible, de 22h à 6h et le week-end pour tous, gestionnaires et personnels
- Question d’accès de la base par des tiers ?
A préciser, qui sont les tiers….
- L’UNSA a posé la question si les agents ACB seront concernés ?
L’administration doit vérifier ce point. Si les agents ont accès à MonSelMobile-RH, a priori oui.
- Quels seront les délais de validation ou approbation d’un document administratif ?
Les agents recevront une notification pour chaque nouveau document. Délais de validation et procédures d’approbation seront détaillés, y compris pour les agents en arrêt maladie (CLM, CLD) sans accès à leur boîte professionnelle. Les pièces médicales, confidentielles, ne seront pas transmissibles. Pour les documents hors nomenclature, un espace « autre » sera disponible.
- Est-ce qu’une aide en ligne sera disponible pour aider les agents ?
Un ChatBot est prévu (développement en cours) pour répondre aux questions les plus fréquentes.
L’UNSA a demandé que l’interface « agent » soit présentée lors du CSA M qui abordera l’arrêté dématérialisation.
Proposition bien prise par l’administration.
